Voor privé groepsworkshops kan jij bij het versturen van de offerte algemene voorwaarden opstellen. Doordat de klant deze offerte betaald en/of bevestigd, geven zij alvast aan dat ze dit hebben gelezen.
Voorbeeld algemene voorwaarden:
"Het aantal deelnemers dient uiterlijk 14 dagen voor de workshopdatum definitief bevestigd te worden. Na deze bevestiging zijn wijzigingen niet meer mogelijk, en wordt het opgegeven aantal volledig in rekening gebracht. Het minimum aantal van X deelnemers blijft gelden. Annulaties tot 30 dagen voor de workshop zijn kosteloos. Bij annulaties tussen 30 en 14 dagen voor de workshop wordt 50% van het totale bedrag gefactureerd, gezien de reeds gemaakte kosten en de vrijgehouden tijd in de agenda. Voor annulaties minder dan 14 dagen voor de workshop wordt het volledige bedrag in rekening gebracht."
--> Deze kan je toevoegen aan de offerte.
Waarom moet ik een deadline instellen voor het bevestigen van het aantal deelnemers?
Door een deadline te stellen (bijvoorbeeld 14 dagen voor de workshop) kunnen jij en de deelnemers zich goed voorbereiden. Deze deadline zorgt ervoor dat je voldoende tijd hebt om materialen, ruimte en eventuele extra hulp te organiseren. Als wijzigingen kort voor de workshop nog mogelijk zijn, kan dit voor onverwachte kosten en logistieke uitdagingen zorgen.
Wat als deelnemers hun aantal willen aanpassen na de bevestigingsdeadline?
Voorzie in je voorwaarden dat wijzigingen na de bevestigingsdeadline niet meer mogelijk zijn. Dit geeft je duidelijkheid en voorkomt dat je inkomsten verliest door last-minute aanpassingen. Je kunt in je voorwaarden opnemen dat het oorspronkelijke aantal deelnemers volledig in rekening wordt gebracht zodra de deadline is verstreken.
Is het nodig om een minimum aantal deelnemers in te stellen?
Een minimum aantal deelnemers helpt om je kosten te dekken en zorgt ervoor dat de workshop rendabel blijft. Dit minimum geeft je ook een reden om een workshop af te zeggen of te verplaatsen als het minimum niet gehaald wordt. Vergeet niet dit minimum aantal duidelijk te vermelden in je voorwaarden.
Wat is een logisch annulatiebeleid?
Je kunt je annuleringsvoorwaarden opdelen in verschillende tijdsperioden, zoals in het voorbeeld:
-
Tot 30 dagen voor de workshop: Geen kosten bij annulering.
-
Tussen 30 en 14 dagen voor de workshop: Factureer 50% van het totale bedrag. Dit percentage is bedoeld om kosten te dekken en rekening te houden met de tijd die vrijgehouden werd.
-
Minder dan 14 dagen voor de workshop: Breng het volledige bedrag in rekening, omdat er op dit moment weinig kans is om nieuwe inschrijvingen te vinden of de workshop om te boeken.
Kan ik deze timings aanpassen?
Absoluut! Het is belangrijk dat de timings voor jouw annulatievoorwaarden logisch zijn binnen jouw planning en werkproces. Als het voor jou praktischer is om wijzigingen in het aantal deelnemers tot bijvoorbeeld 7 dagen voor de workshop toe te staan, dan kun je dat aanpassen. Zorg er wel voor dat je duidelijk communiceert welke deadlines gelden voor wijzigingen en annuleringen.
Waarom moet ik deze voorwaarden communiceren aan deelnemers?
Transparante communicatie helpt om misverstanden en onnodige discussies te vermijden. Door je annulatievoorwaarden tijdig te delen, begrijpen deelnemers precies wat er verwacht wordt en worden ze bewust van de gevolgen van annulaties of wijzigingen. Dit zorgt voor een professionelere ervaring en voorkomt verrassingen aan beide kanten.