Hoe werkt een "workshop aanvraag" door een groep? Offerte, bevestiging en betaling
Yes, jij hebt een aanvraag gekregen! :) Wat nu?
In dit artikel overlopen we de stappen en geven we tips om het tot een succesvolle verkoop te leiden. Bekijk je liever
een video? Dat kan ook!
1. Je krijgt een aanvraag ?️
Yay! Je zal een e-mail ontvangen met een melding dat iemand een aanvraag heeft gedaan. Je kan het best naar het
dashboard gaan (want in de e-mail heb je niet alle informatie). Onder “Aanvragen” zie je dan het overzicht van de open
(lopende) aanvragen. Klik op de aanvraag waarvan je details wil zien.
💬 Zodra je een aanvraag binnenkrijgt, zie je alle details die je nodig hebt: het aantal deelnemers, de gewenste datum,
de locatie, welke workshop het betreft, het telefoonnummer en eventueel de bedrijfsnaam. Je kan hier direct in de
'thread' reageren op de klant. Als de klant je terug mailt, komt hun reactie in dezelfde thread terecht. Probeer alle
communicatie in deze thread te houden voor een overzichtelijk verloop.
❗️ Heb je telefonisch contact met de klant gehad, of heb je nog geen reactie verstuurd? Noteer dan in de thread
bijvoorbeeld "Zoals daarjuist telefonisch besproken,..." Zo voorkom je dat er automatisch herinneringen worden verstuurd
naar jou of de klant.
❗️Bovenaan zie je verschillende symbolen, we leggen graag uit wat dit betekent.
1. Open en lopende aanvragen: dit zijn aanvragen waar je nog een antwoord op moet geven of in gesprek bent met een
klant. Zij zijn bijvoorbeeld nog aan het beslissen.
1. Gewone vink: jij of de klant kan de aanvraag bevestigen. Kan of wil de klant niet direct een betaling online doen,
dan kan je via bevestigen de workshop al wel 'vastleggen'. Uiteraard is het dan wel nog aan jou om de klant ofwel
een factuur direct te sturen ofwel te vragen om de offerte te betalen.
2. 📄 Is het een bedrijfsklant en kopen ze aan op factuur, dan komen hier de workshops te staan waarvoor jij een factuur
hebt opgeladen (en gestuurd naar de klant). Heb je de factuur vanuit jezelf rechtstreeks naar de klant gestuurd? Dan
kan je nog steeds jouw factuur opladen (en niet op 'verstuur naar klant' klikken), zodat wij onze commissiefactuur
naar jou kunnen opmaken.
3. Volle vink: dit zijn alle bevestigde en betaalde aanvragen. Stel dat jij een factuur hebt gestuurd direct naar de
klant, zal je zelf wel de betaling moeten opvolgen. Hier hebben wij geen zicht op.
4. X ik kan niet: kan jij niet voor deze aanvraag? Geef het dan mee op de offerte, op die manier kunnen wij
alternatieven voorstellen aan deze klant.
5. Gearchiveerd: dit zijn de gearchiveerde aanvragen.
2. Een antwoord geven ?
Hier zijn een paar tips om je kansen op succes te vergroten bij het beantwoorden van aanvragen:
- Houd je antwoord kort en duidelijk, en geef antwoord op alle vragen.
- Past de gevraagde datum niet? Stel dan alternatieve data voor in dezelfde periode. Of gebruik de "ik kan niet" knop.
- Onzeker over de locatie? Geef aan of het bij jou kan plaatsvinden of stel voor dat het eventueel bij iemand thuis
kan.
- Geef je workshop een boost door kort en enthousiast te beschrijven wat ze kunnen verwachten.
- Vermeld duidelijk je prijs per persoon of voor de hele workshop, en vergeet de kilometervergoeding niet indien van
toepassing. Zo weten ze meteen waar ze aan toe zijn.
- Krijg je niet direct antwoord? Dat is normaal, vaak overleggen ze nog met de groep.
- Nog niets gehoord na een week? Stuur gerust een vriendelijke reminder.
3. Een offerte sturen ?
Stuur je offerte zo snel mogelijk. Dit geeft de klant een concreet voorstel om intern of met de groep te bespreken.
Vergeet niet om ook je algemene voorwaarden mee te sturen, zodat alles duidelijk is vanaf het begin.
Je kan steeds de offerte visualisatie raadplegen via deze link: "Bekijk offerte"
4. De klant bevestigt de aanvraag ?
Het kan soms even duren voordat de groep het geld bij elkaar heeft of dat er intern een goedkeuring is. Heb je na een
week nog geen betaling of bevestiging ontvangen? Stuur dan gerust een vriendelijke reminder om het proces te versnellen.
Optie 1. Klant bevestigt de aanvraag en betaalt meteen
Wanneer de klant heeft betaald, ontvang je een melding.
Na betaling neem je uiteraard deze ontvangsten op in jouw boekhouding. Je kan ook een factuur (vanuit jezelf) naar de
klant sturen (indien gewenst). De commissiefactuur kan je downloaden onder 'inkomsten'.
Optie 2: Klant bevestigt de aanvraag en vraagt betaling op factuur (bij bedrijven)
Heb je een bedrijfsklant, gemeente, openbaar bestuur? Dan zullen zij typsich via de factuur willen betalen. Omdat een
online betaling of vooraf betaling niet mogelijk is. In dit geval kunnen zij de workshop bevestigen via de oranje knop.
Hierna vullen ze hun bedrijfsgegevens in.
Daarna ontvang jij een bevestiging en kan je jouw eigen factuur opladen en sturen (jij beslist zelf wanneer: voorschot /
volledig bedrag vooraf of na de workshop).
Heb je bijvoorbeeld een telefonische bevestiging, dan kan je zelf de aanvraag bevestigen. Let op! Dan moet je wel nog de
facturatiegegevens van de klant vragen.
Stuur je factuur via de knop "Op factuur".
Na de betaling ontvang je een commissiefactuur van ons per e-mail. Het bedrag wordt gestort volgens de bankgegevens op
jouw factuur, dus houd dit goed in de gaten.
Beslist de klant toch voor een andere activiteit te gaan? Dan kun je de aanvraag “archiveren”. De aanvraag verdwijnt dan
uit je overzicht en wordt verplaatst naar de gearchiveerde aanvragen, zodat je overzicht blijft behouden van de
openstaande aanvragen.
4. Veelgestelde vragen
Kan ik een gedetailleerde offerte meesturen of extra foto’s toevoegen?
Dat is momenteel nog niet mogelijk. Op de offertepagina kunnen ze wel foto's bekijken die zijn gekoppeld aan je
workshoppagina. Je kunt deze foto's altijd aanvullen, en klanten hebben deze waarschijnlijk al gezien. Probeer de inhoud
van je offerte kort samen te vatten in een bericht, zodat de totaalprijs duidelijk is voor hen.
Mag ik mijn mobiele nummer doorgeven voor telefonisch contact?
Ja, dat mag. We vragen wel om na het gesprek de belangrijkste punten nog even in de thread te noteren. Zo blijven we op
de hoogte van de communicatie.
Kan ik een voorschot vragen en achteraf de afrekening doen?
Zeker! Bij online betalingen stuur je na afloop een nieuwe 'offerte' voor de restbedrag. Als je op factuur werkt, kun je
een voorschotfactuur aanmaken en die naar de klant sturen.
Wat als het aantal deelnemers nog niet vaststaat en de prijs kan veranderen?
Reken dan alvast het minimum aantal deelnemers aan, en factureer de rest achteraf.
Wat als ze het te duur vinden?
Als de klant de prijs te hoog vindt, kun je eventueel bespreken of er een goedkopere optie is, bijvoorbeeld door de
workshop aan te passen. Of je stelt een workshop box voor.
Nog vragen? Stuur ons een mailtje [email protected]
