Workshops zijn unieke momenten waar je tijd, energie en materialen in steekt. Maar soms verandert er iets: een deelnemer annuleert, jij wordt ziek of de groep valt kleiner uit.
Hieronder lees je precies wat dan te doen is.
💬 1. Wie communiceert met de klant?
Jij bent de verkoper van het ticket.
Dat betekent dat jij rechtstreeks communiceert met de deelnemer — zowel bij annulaties als bij terugbetalingen.
Spot Workshops zorgt voor de verkoop, betaling en communicatie op het platform, maar de financiële transactie verloopt via jouw eigen Mollie-account. Jij ontvangt dus het inschrijfbedrag rechtstreeks, en bent daardoor ook verantwoordelijk voor eventuele terugbetalingen.
❌ 2. Een deelnemer wil annuleren
Annuleren is in principe niet mogelijk. In het algemeen geldt bij een concert of evenement geldt geen herroepingsrecht voor workshops. Ze mogen wel hun plek doorgeven aan iemand anders. Op elke checkoutpagina en in elke bevestigingsmail staat dit vermeld, zodat jij toch beschermd bent.
De klantvriendelijke route? Dat kan.
Je beslist volledig zelf hoe je hiermee omgaat:
-
📅 Verzetten naar een andere datum (laat dit ons weten, dan verzetten we de deelnemer)
-
🎁 Een cadeaubon aanbieden
-
💸 Terugbetaling uit goodwill
💡 Je mag hierbij gerust jouw voorwaarden of een deadline hanteren, bijvoorbeeld “Annuleren kan tot 14 dagen voor de workshopdatum.”
Hoe doe je de terugbetaling?
-
Vraag het rekeningnummer van de deelnemer.
-
Stort het bedrag rechtstreeks terug (vanaf jouw bankrekening, want jij hebt de ontvangsten reeds gehad via jouw mollie account)
-
Noteer dit in je boekhouding, bijvoorbeeld via een creditnota of notitie “één deelnemer minder”. Wij kunnen bv wel in ons systeem de deelnemer als geannuleerd zetten. Geef dit dan gerust even door.
🙋 3. Jij wilt annuleren (ziekte, te weinig inschrijvingen)
Soms zit een workshop niet vol of word je onverwacht ziek — dat kan iedereen overkomen.
Je hebt twee opties:
-
De workshop verzetten naar een andere datum (altijd even mailen naar alle deelnemers).
-
Deelnemers terugbetalen als een nieuwe datum niet lukt.
Hoe doe je dat concreet?
-
Vraag het rekeningnummer van de deelnemer.
-
Stort het bedrag rechtstreeks terug (vanaf jouw bankrekening).
-
Noteer dit in je boekhouding, bijvoorbeeld via een creditnota of notitie “één deelnemer minder”.
💬 Omdat jij de verkoper bent, loopt de terugbetaling altijd via jou — niet via Spot Workshops.
🥂 4. Wijzigingen of annulaties bij privé groepsworkshops
Groepen kunnen soms in aantal wijzigen. Bijvoorbeeld: geboekt voor 15 personen, maar uiteindelijk komen er 13. Of volledig annuleren.
👉 Wat je doet, bepaal je zelf:
-
Klantvriendelijk: volledige terugbetaling
-
Praktisch: gedeeltelijke terugbetaling (enkel bespaarde materialen)
-
Strikt: geen terugbetaling (je hield tijd en kosten vrij)
📌 Het is daarom heel belangrijk om een offerte te sturen en in je offerte of voorwaarden altijd een duidelijke deadline te zetten (“aantal deelnemers definitief 14 dagen op voorhand”).
💡 5. Wat met de Spot Workshops commissie?
De commissie wordt niet terugbetaald, ook niet bij annulaties of terugbetalingen. Dat komt omdat we zelf kosten dragen die reeds gemaakt zijn bij elke transactie (Mollie-transacties, advertenties, support) en helaas geen annulatieverzekering zijn.
Gemiddeld gaat het om een klein bedrag van ± €7 per deelnemer.
Jij kan de commissie dus nog wel steeds inbrengen in jouw onkosten.
🤫 6. Binnenkort: refunds via het platform
We werken eraan om in de toekomst refunds rechtstreeks via Spot mogelijk te maken (verwachte timing ± 1 jaar).
Tot die tijd gebeurt elke terugbetaling rechtstreeks tussen jou en de deelnemer.