Workshops zijn vaak gezellig, maar soms ook een beetje onvoorspelbaar. 🎭 Het ene moment zijn ze met 15, het andere moment heeft tante Marjan plots een citytrip geboekt en blijven er 13 over. Geen paniek! Hieronder vind je de meestgestelde vragen én hoe jij er vlot mee kan omgaan. Zo hou je alles professioneel én vriendelijk, zonder last-minute stress. ✨
Kan een klant het aantal deelnemers nog wijzigen na boeking?
Dat hangt af van wat jij als workshopgever hebt opgenomen in je voorwaarden bij de offerte. Jij bent de baas en kiest zelf hierin. 👑
-
Aanrader: Neem altijd een duidelijke deadline op (bv. “14 dagen voor de workshopdatum is het aantal definitief”).
-
Praktisch: Werk met een voorschot (vast bedrag) en factureer het saldo later, zodat je flexibiliteit behoudt.
Meer informatie over voorwaarden vind je hier.
Wat als de groep kleiner blijkt te zijn dan geboekt?
Stel: ze boekten voor 15 personen, maar op het laatste moment geven ze door dat ze maar met 13 personen zijn:
-
Jij kiest hoe je dit oplost:
-
Klantvriendelijk: volledige terugbetaling.
-
Praktisch: gedeeltelijke terugbetaling (bv. enkel de materialen die je bespaart).
-
Strikt: het afgesproken bedrag blijft, want je hebt kosten en tijd vrijgehouden.
-
Scenario 1: Ze betaalden via een online betaling op Spot, jij hebt je ontvangsten (- Spot commissie) op jouw Mollie account gekregen, en dus wellicht ondertussen op jouw rekening.
Scenario 2: Ze betaalden via een overschrijving op voorhand aan jou direct en je ontving reeds een commissiefactuur. Ook hier kan jij zelf gewoon per overschrijving het bedrag (al dan niet volledig) terugbetalen.
En hoe zit het met de Spot-commissie?
Die wordt niet terugbetaald. 💸 Niet omdat we flauw willen doen, maar omdat we zelf ook kosten hebben zodra er geboekt wordt: Mollie rekent af, advertenties lopen, ons team springt in actie. Daarom is het zo belangrijk om dit ook in je voorwaarden op te nemen. Het gaat meestal om een klein bedrag van zo’n €7 per deelnemer. Geen geld om slapeloze nachten van te krijgen. Daarnaast heb jij dankzij Spot een nieuwe klant aan boord (met alle gegevens voor toekomstige samenwerking 😉). We zijn er om jouw business te laten groeien, maar een verzekering tegen annulaties kunnen we helaas niet zijn.
Meer praktische tips over hoe je meer aanvragen én meer conversie kan hebben voor privé groepsworkshops: bekijk de succes video's hier.